曾经有段时间，我的办公桌上总会堆满手头工作的杂物 — 更别提几十件并不需要马上处理的东西：各种笔记、便条、电话号码、需要归档的文件，等等成堆物品。我忙得没时间去整理它们，而且就算自己清理完毕，那些杂物没过多久又会堆积起来。
如今情况已截然不同。现在我的桌面总是非常干净，桌上东西只和我正在处理的事情相关，或许还有一个笔记本和一支笔，以便我在各种有用信息、想法或待办事项出现时，将它们及时记下。这是一种身心解放的感受… 它使我感到沉静… 它能减少压力和混乱状态… 它使我更易找到各种东西… 它还让我变得更加高效多产。
我是如何完成这种转变的？它并非一趟轻松旅程，我也用了多年时间来不断改进，但基本步骤已在下面列出。我们需要记住的重点是，你必须有套合适的管理系统，而且必须教会自己遵从那套系统行动。否则，你只不过在清理办公桌，它仍将重复出现杂乱状态。
我当前所用管理系统的许多内容（而非自己还在一路尝试验证的做法），几乎全是从David Allen所写的《搞定：无压工作的艺术》那本书得来。若你还未读过这本书，我强烈推荐去阅读。
下面就是我的管理系统：
1.首先，请将你桌面上和抽屉里的所有东西，全都堆在一起。然后放进一个“收纳篮”里（如果篮子装不下，请把东西堆在旁边桌上或附近其他地方）。从现在开始，你收到的所有东西都必须进入那个收纳篮里，并按以下步骤处理。
2. 把这堆东西按照从顶部到底部的顺序进行处理。永远不要等下次又去分类，永远不要漏过一张纸，永远不要把纸张重新放回那堆东西里。直接做处理完那张纸需要做的事情，之后再转向下一个物品。你的处理选项有：丢弃，委派他人处理，归档，当场做完那件事，或把它记在待办事项清单上以后处理。请按照上述优先顺序进行处理。如果做完某事只用花上2分钟或更少时间，请直接做完它。如果要花更多时间，你也不能将它丢弃、委派或进行归档，就请记在待办事项清单上（我会在另一篇文章中更多讨论待办事项清单）。
3. 每天至少重复这种做法一次，以便保持桌面整洁。当天工作结束时进行整理应该最好，但我倾向于随时处理和清洁桌面。一旦处理完那堆杂物，你的桌面就将整洁干净。你已对物品做过丢弃、归档或各归其位的处理（不要留在桌面或藏进抽屉里）。请让它保持那种状态。你必须遵从这个管理系统：把所有东西放进你的收纳篮中，然后使用自己列出的行动步骤，处理收纳篮里的每一张纸。如果某张纸被记在待办事项清单上，你便可把这张纸保存在“行动文件夹”里。但你必须定期（每日或每周）检查这个文件夹，以确保里面所有东西都已得到清理。
就这么简单。你在便条上记了个电话号码？请别将它留在桌面上。把它归档到你的名片或联系人应用程序里。你有需要晚点处理的某件事？请别在桌面上保留那些文件。把它记到你的待办事项清单，再将那些文件归档到“行动文件夹”。请将其他所有东西都进行归档、丢弃或委派处理。
把东西留在桌上就是拖延行为（作为一名曾经的拖延者，我深知此事）。若你把事情推迟到晚点再处理，各种东西肯定会在桌上堆积起来。请立即处理它们，做出决定，采取行动。
我上面所描述的，是一种能够学习的好习惯，但它要花时间才能学会。你将犯错摔跤。请提醒自己留意，然后动手去做。它很快就会成为一种你很难打破的习惯。请相信我，一旦习惯让桌面保持整洁，你便不想再打破这种习惯。
